Tema 3. Comunicación

Introducción

La comunicación es un concepto muy amplio que puede involucrar muy diversas situaciones donde las personas interactúan. Es tan antiguo como la humanidad, y es un principio básico que también podemos encontrar en la naturaleza. Para nosotros, como seres humanos, ha sido parte de nuestra historia, haciendo una diferencia en cada actividad de nuestras vidas diarias. Las presentaciones son, precisamente, una forma muy particular de comunicación.

En los tópicos anteriores hemos discutido cómo comenzar a diseñar una presentación efectiva, además de planear y desarrollar actividades y contenidos. También aprendimos que existen diferentes tipos de presentaciones y que podemos elegir alguna de ellas de acuerdo a nuestros objetivos, pudiendo incluso mezclarlas. Así que ahora, avanzando, en este tópico, discutiremos el aspecto de la comunicación como una situación práctica, además de varias de sus técnicas que puedes implementar para mejorar tu presentación.

Después de todo, la comunicación y las presentaciones se tratan de un intercambio, en un diálogo que debe ser relevante, interesante y de alta competencia para que se distinga del de otros. Recuerda, siempre existirá alguien que emita un discurso similar en estructura o contenido, pero tú siempre podrás ser más relevante comunicándolo de un modo más específico y mejor para tu audiencia.

Explicación

3.1 Comunicación interpersonal y técnicas básicas de presentación

Para comenzar, recordemos el concepto de comunicación. Puede ser simple en su definición, ya que es “el acto o la instancia de comunicar; la impartición o el intercambio de información, ideas o sentimientos, como un mensaje, una carta o una llamada telefónica (Collins, 2012).

Las diferentes categorías de la comunicación son las siguientes (SkillsYouNeed, 2014):

Es importante también recordar el proceso de la comunicación, donde emisores y receptores son la base de todo. En cada categoría, el proceso sucede de diferente manera. La comunicación verbal puede sonar simple, pero tiene un modo particular para ser comprendida; y como hemos discutido en los tópicos anteriores, el tono de tu voz o la manera en que agregas una expresión empleando tus manos es trascendental cuando estás declarando algo. Por otro lado, la comunicación no verbal es muy sutil, tan simple como una mirada (o esquivarla), el lenguaje corporal, etc. Cuando escribes, incluso si estás tratando de enviar un mensaje sobre el mismo tema, cada quien tendrá una manera diferente de expresarla y de comprenderla. Hoy en día y gracias al uso de Internet, hay una explosión de información y de posibilidades comunicacionales.

El proceso de la comunicación

El emisor envía un mensaje a través de un canal comunicacional al receptor (o a múltiples receptores, tal como en una presentación). El emisor codifica el mensaje del modo más apropiado para el canal de comunicación, y el receptor (o receptores) lo decodifica hasta comprender su significado. Las confusiones o malas interpretaciones pueden ocurrir en cualquier etapa del proceso de comunicación debido al potencial ruido. La comunicación efectiva, incluso en una presentación, trata siempre de minimizar los malentendidos potenciales y sobreponerse a las barreras de comunicación en cada etapa de dicho proceso.

Un presentador efectivo comprende a su audiencia, elige un canal de comunicación apropiado (tipo de presentación), mejora su mensaje y lo codifica para reducir las confusiones en el receptor (o receptores) en cuanto a la comprensión del mensaje, para corregir cualquier percepción errónea. Ahora bien, la comunicación interpersonal es el proceso en el cual las personas intercambian información, estados de ánimo y significados a través de mensajes verbales y no verbales: es la comunicación cara a cara. No solo se trata de lo que dices, sino de cómo lo dices. En la comunicación y en las presentaciones efectivas esto es de vital importancia, puesto que puede ser empleado para dar y recibir información, influenciar en las actitudes y el comportamiento de otros, establecer contactos y mantener relaciones, dar sentido al mundo y nuestras experiencias en él, expresar necesidades personales y comprender las necesidades de otros; dar y recibir apoyo emocional; tomar decisiones para la resolución de problemas. Como puede verse, estas son las metas que buscamos cuando elegimos el tipo de presentación.

Para presentar de manera efectiva, debemos comprender los elementos de la comunicación interpersonal para cuidar cada uno de ellos y obtener una técnica propia. Estos elementos son aquellos que encontramos en el proceso comunicacional: los comunicadores, el mensaje, el ruido, la retroalimentación, el contexto y el canal. Describiremos cada uno de ellos a continuación.

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A. Mensaje

El mensaje no solo es el discurso o la información que estás difundiendo, sino además los mensajes no verbales: expresiones faciales, tono de la voz, gesticulaciones y lenguaje corporal. El comportamiento no verbal brinda información adicional al respecto del mensaje hablado, a través de actitudes emotivas.

B. Ruido

Es cualquier cosa que distorsione el mensaje: lo que se recibe es distinto de lo que el presentador pretendía. Puede ser ruido físico (conversaciones de fondo, un automóvil, un avión), así como otros factores que impiden la buena comunicación, como tecnicismos complicados, lenguaje corporal inapropiado, indiferencia o diferencias culturales. Así que cualquier distorsión o inconsistencia que ocurra durante una presentación puede ser vista como ruido.

C. Retroalimentación

Estos son los mensajes que la audiencia nos regresa, permitiendo al emisor conocer con certeza qué tan bien fue recibido el mensaje y cuál fue la reacción de la audiencia. La retroalimentación puede ser una declaración verbal directa (¿Podría repetir, por favor?); una sutil expresión facial; un cambio en la postura del otro que demuestre que la audiencia se siente incómoda con la presentación. Todo ello ayuda al presentador a mejorar su comunicación cambiando su mensaje en concordancia con lo que reciba de vuelta.

D. Contexto

El contexto puede ser situacional, como la habitación, la oficina, el salón de clases o el lugar donde esté ocurriendo la comunicación. Pero también puede ser social, como los roles, responsabilidades y estado en que se encuentre la audiencia, etc. ¿Y has considerado el clima emocional? ¿Qué es lo que espera tu audiencia de esta interacción?

E. Canal

Estos son los medios físicos a través de los cuales el mensaje es transferido del presentador a su audiencia. En un contexto cara a cara, los canales son la voz y la visión; pero, por ejemplo, si fuera una conversación telefónica, el canal sería únicamente verbal.


Las técnicas de presentación básicas que discutimos en nuestros tópicos previos deben considerar estos elementos comunicacionales, en la búsqueda de obtener lo mejor de los contenidos y de mantener a la audiencia entretenida e informada, ávida de escucharte la próxima vez que presentes algo.

3.2 Organización de la información

Ser verdaderamente organizado es el próximo paso en tu presentación. Recuerda que el ruido no solo es físico, sino también contextual, por lo que una presentación desestructurada definitivamente evitará que seas efectivo. Revisaremos cómo organizar la información mediante la estructura de tu presentación.


A. Estructura de la presentación

Como ya hemos mencionado, las presentaciones deben ser directas y lógicas. Trata siempre de evitar las estructuras complejas y enfócate en explicar y discutir tus contenidos de manera directa. Una estructura ideal para la presentación incluye elementos que ya se discutieron con anterioridad.

B. Introducción

Aquí explicaremos la parte de contenido y propósito de la presentación. Esto es parte crucial de tu discurso, porque estás tratando de obtener la atención de la audiencia, además de su confianza. Los elementos clave son los siguientes:

Recuerda mostrar confianza, darle a tu audiencia tiempo de estar completamente atento antes a comenzar; ser enérgico y entusiasta, pero no olvidar los demás puntos discutidos.

C. Puntos principales y de transición

Los puntos principales son la base de tu presentación. Te ayudarán a mantener tus prioridades en mente, a enfocarte y a tener una secuencia. Haz a un lado tus notas investigativas y haz un resumen de los puntos principales que quieres exponer, en oraciones cortas. ¿Qué le quieres decir a tu audiencia? Y, por supuesto, ¿qué es lo que quieres que aprendan y comprendan? Esta secuencia de tus puntos principales estará directamente influenciada por el propósito de tu presentación. Investiga sobre cada punto específico y siempre mantente en secuencia. Cada punto debe tener información de respaldo, pero debes ser muy detallado. Considera que estamos tratando de mantenerlo simple y directo.

Además, se recomienda el uso de transiciones, que ayudarán a la audiencia a navegar por tu presentación. De este modo, podrás dividir tu información en subsecciones, vincular las diferentes partes de tu discurso y mostrar el desarrollo de tu tópico. Algunos ejemplos de transición son “comencemos ahora revisando el tema de…” y, enseguida, “ahora que conocemos los principios básicos del tema, podremos seguir con…”, o bien, “en contraste con el último argumento, aquí veremos que…” Pueden ser no verbales también, como un cambio en la diapositiva proyectada, algunos apoyos visuales o incluso cambiar tu punto de enfoque a la audiencia.

D. La conclusión

Ya discutimos brevemente cómo llegar a buenas conclusiones en el tópico 2 debido a lo fundamental que es; sin embargo, esta sección es muchas veces olvidada o no está bien desarrollada en nuestra presentación. Aquí es posible hacer un resumen de tus contenidos y las metas del discurso, además de ofrecer un panorama general de lo que se ha alcanzado y dejar un impacto perdurable.

Este es el momento apropiado, tal como hicimos en la introducción, para dirigirse directamente a la audiencia, teniendo en cuenta que debemos seguir siendo confidentes, dinámicos y directos. Por supuesto, también debes mostrarte abierto a la retroalimentación que puedas obtener de tu audiencia.

3.3 Elementos generales de diseño gráfico

El diseño gráfico es una disciplina que busca resolver problemas de comunicación desde una perspectiva visual. Sin embargo, en la actualidad ha evolucionado hasta llegar a ser la principal herramienta de los comunicadores, así como para las empresas e instituciones. A pesar de ser una profesión en sí, es de gran ayuda conocer sus principios básicos, para que, de este modo, puedas realizar excelentes presentaciones evitando los errores más comunes. Revisemos ahora algunas reglas del diseño gráfico que te permitirán mejorar tus presentaciones.

Algunas veces, una gran información y preparación pueden perderse si no empleamos los elementos de diseño de manera apropiada. Para comenzar, hablaremos de los elementos que utilizaremos, para luego discutir sobre los principios de diseño. En otro tópico discutiremos cómo ponerlos en práctica a través del software como Prezi o PowerPoint, pero por ahora vamos a conocerlos. Los elementos básicos son punto, línea, plano, forma, tono, textura, color y tipografía (Crum y Turner, 2008).

A. Punto

El elemento más básico es el punto, una simple marca en una página. Puede ser tipográfico como los signos de puntuación, o un elemento gráfico. La tendencia natural es colocar el punto en el centro de un diseño para que se vuelva el punto focal. Mover el punto fuera del centro, sin embargo, atraerá la atención hacia donde lo ubiquemos. No es indispensable utilizarlo de manera independiente; es simplemente una herramienta de diseño que guía la vista del espectador a donde quieras llevarla.

 


B. Línea

Las líneas son otro elemento de diseño que puede ser utilizado para expresar la dirección y el movimiento. Las líneas verticales dan elegancia y elongación a la página, mientras que las líneas horizontales crean una sensación más relajada; las líneas curvas sugieren una temática orgánica. La repetición de las líneas o de otros elementos se puede emplear para crear patrones (además de los otros elementos de manera independiente.

 


C. Forma

La forma es aquel elemento compuesto por líneas que cierran su composición para lograr una figura y que puede emplearse como un bloque base. Círculos, cuadrados, rectángulos y triángulos son todos bloques base de la composición. Los planos repetidos o su agrupación también pueden crear patrones.




D. Plano

El plano es otro elemento de diseño que tiene que ver con la apariencia de la profundidad. El plano le da una perspectiva tridimensional, mientras que físicamente le permite ocupar un espacio o dar la ilusión de un espacio ocupado en una superficie bidimensional.


El plano es la forma del texto, las imágenes y los espacios en blanco de una página. Al utilizar los elementos gráficos en un espacio en blanco, el diseñador guiará al espectador en la composición de la página. Debido a que estamos acostumbrados a obtener la información rápidamente, los planos pueden ayudar al espectador a ver los elementos más pertinentes.

E. Tono

Cuando se añade tono a un diseño, estás agregando la sensación de iluminación y oscuridad. La manera más común de hacerlo es mediante degradados, donde un área va de un color oscuro a uno claro o viceversa. Utilizar los patrones y las sobras en una tinta más clara puede incluso agregar tono (ya que el propósito principal es que adquiera profundidad). Pero debes ser cauteloso, pues, de lo contrario, puede verse poco profesional.

 


F. Textura

Otra herramienta de diseño es la textura, que oficialmente se define como el carácter de una superficie. La textura en un impreso agrega dimensión, a través de, por ejemplo, líneas o puntos repetidos. Debes ser cuidadoso al seleccionar las texturas; decide si utilizarás textura en el papel o se agregará mediante el diseño. Emplear múltiples texturas puede ser confuso e ir en contra del diseño general de la pieza.

 

G. Color

Cualquier tipo de color agrega impacto e interés a los objetos y al diseño. Los colores más brillantes hacen a los elementos parecer más grandes, mientras que los colores más fríos los harán verse más pequeños. Mientras que existen miles de gradaciones de color, los diseñadores los estudian desde tres grandes categorías.
Colores primarios: rojo, amarillo y azul.
Colores secundarios: azul, morado y naranja.
Colores terciarios: todos los colores entre los secundarios en la rueda de color.

 

H. Tipografía

El texto o bloques de texto son considerados como caracteres tipográficos, expresados a través de fuentes tipográficas (o tipografía), y son elementos adicionales a ser considerados como parte del diseño. Casi todos los diseños incluyen cantidades de caracteres, como forma de comunicación. Los caracteres pueden ser utilizados como elementos gráficos, con mayor tamaño, o como medios de información.

Los principios de diseño son la manera en la que mezclamos todos los elementos anteriormente mencionados, de tal manera que expresen algo y para darles el significado que buscamos. Por supuesto, es cuestión de práctica dominarlos, pero conociéndolos, podemos ya estar un paso adelante. Ellos son fondo-figura, balance, contraste, encuadre, jerarquía, escala, proporción y patrón.

A. Fondo-figura

El primer principio es el de fondo-figura la figura se refiere al enfoque principal que recibe tu diseño, y el fondo es el área que rodea a esa figura. Cualquiera de las dos puede ser dominante, dependiendo de dónde se desee que se enfoque la vista del espectador.

B. Balance

Los elementos en un diseño bien pueden ser simétricos o asimétricos. Grandes o pequeños, todos trabajan bajo este principio. Por ejemplo, cuando se utiliza un objeto grande y uno pequeño juntos en la misma página, la proximidad entre sí puede estar bien equilibrada o desequilibrada. Colocando los objetos juntos, el balance será pobre. Si permites más espacio entre los objetos el balance es más uniforme. Los elementos asimétricos se usan a menudo para crear emoción visual, llamando la atención sobre ciertos elementos. Los diseños que son asimétricos se dividen generalmente en tres partes, en vez de mitades.

C. Contraste

El contraste se refiere a la relación entre los elementos del diseño. Cuanto mayor sea la diferencia entre los dos elementos, mayor será el contraste. Por ejemplo, tamaño: grande frente a pequeño. Los colores pueden proporcionar contraste también; con los colores complementarios (opuestos en la rueda de color) que proporcionan el mayor contraste, y coordinando colores con el menor contraste.

D. Encuadre

Es más frecuente escuchar el término encuadre con respecto a la fotografía, pero también se refiere al proceso de seleccionar los elementos de diseño que deseamos que el espectador observe.

E. Jerarquía

El principio de jerarquía determina cuán importante o dominante puede ser elemento o conjunto de elementos para un diseño. Los elementos más importantes están en la parte superior de la jerarquía, mientras que los elementos menos importantes están en la parte inferior. El tamaño, peso, y la escala pueden contribuir a la creación de una jerarquía visual.

F. Escala

La escala se refiere a qué tan grande es un objeto en relación con otros objetos en el diseño. La escala también se puede utilizar para mostrar el detalle complejo y es también una técnica utilizada en los dibujos técnicos que muestran secciones ampliadas de un dibujo.

G. Proporción

La proporción dentro de un diseño, se ocupa de la relación entre los diversos elementos y si son agradables a la vista.

H. Patrón

El principio de patrón se ocupa de la repetición de elementos, tales como líneas, puntos, o formas, como hemos visto anteriormente. Si añades papel estampado, no te olvides de contar ello también. Los patrones, si son sobre utilizados, no serán atractivos y pueden demostrar que el diseño no es profesional.

El mejor uso de estos elementos en una presentación, puede brindarte los resultados que deseas. Trata de buscar ejemplos en presentaciones famosas (como las que hace Apple, o las que Elon Musk utiliza en sus conferencias) que te gusten y que han demostrado su calidad a través del tiempo, sabiendo que estos principios y elementos son un paso más hacia tu meta.

Cierre

La parte principal de tu presentación son los contenidos. Cuando hayas comprobado todos los elementos externos que te permitan ofrecer una presentación efectiva, el tema que estás hablando y el objetivo que buscas con todo ello, puedes concentrarte en cómo vas a distribuirlo y diseñarlo en tu presentación.

Es importante saber que, aunque podamos conocer ejemplos y tratar de ir imitando estilos, descubrir nuestro propio estilo y buscar la originalidad solamente se consigue con la práctica y el tiempo. No desesperes. Es muy útil también buscar ayuda profesional en el rubro del diseño, siempre que la persona con la que trabajemos también comprenda los puntos anteriormente tratados. Al final, nos vamos acercando más a la presentación efectiva que queremos, y que nos brindará los mejores resultados si está bien planeada.

Referencias bibliográficas

Checkpoint

Asegúrate de:

  • Clasificar todos tus contenidos de acuerdo a tus objetivos.
  • Integrar y sintetizar los principios de comunicación, contenidos y diseño de la mejor manera.